MANAGEMENT ET LEADERSHIP POUR SECRÉTAIRE ET ASSISTANTE DE DIRECTION

FICHE TECHNIQUE

THEME  : Management et leadership pour Secrétaire et Assistante de Direction
CIBLE  : Secrétaire de Direction, Assistante de Direction, Standardiste
DUREE  : 05 jours
PERIODES  : Du lundi 19 au vendredi 23 décembre 2016

HORAIRES  : 08H30-14H30 avec pause café à 11 h
LIEU  : Cotonou
PRIX  : 225.000 / participant (dégressif à partir de trois(03) inscriptions venant de la même institution) donnant droit à pause-café, déjeuner, Document et CD-ROM, attestation

MANAGEMENT ET LEADERSHIP POUR SECRÉTAIRE ET ASSISTANTE DE DIRECTION

Devenez un(e) véritable manager du Secrétariat et mettez les TIC au service de la performance de votre Patron et de votre entreprise
Cette session représente la clé pour passer du statut d’un(e) simple secrétaire exécutante à celui d’un(e) super manager de secrétariat

LES OBJECTIFS DE LA FORMATION

Ce séminaire vise à doter les participantes de méthodes et de techniques devant leur permettre de :

• Passer du statut d’une simple secrétaire exécutante à celui d’une super manager de secrétariat ;
• Utiliser les outils du Management pour être plus performantes à leur poste et mieux satisfaire leurs clients internes et externes.

OBJECTIFS GENERAUX D’APPRENTISSAGE

A l’issue de la formation, les participant(e)s seront capables de :

• Prendre la mesure des évolutions concrètes de leur métier et des attentes ;
• Accroître leur confiance en soi et leur enthousiasme au travail et mieux cerner leur propre personnalité ;
• Déterminer et mieux comprendre les missions, les rôles, activités liées à leurs fonctions ainsi que les compétences exigées d’eux ;
• Utiliser efficacement les Technologies de l’Information et de la Communication au service de leur performance professionnelle ;
• Utiliser efficacement les outils de management pour analyser et décider ;
• Organiser et gérer des réunions ;
• Communiquer avec efficacité à l’écrit comme à l’oral ;
• Gérer efficacement leur temps grâce aux méthodes et outils adéquats ;
• Gérer efficacement le changement de leur vie professionnelle.

LE CONTENU

1. Évolution du métier de Secrétariat :

• Les missions de la secrétaire ;
• De la Secrétaire au super manager de secrétariat ;
• Tableau de bord pour Secrétaire

2. La secrétaire et son développement personnel

• La maîtrise de soi, la confiance en soi et l’estime de soi
• La créativité et l’esprit d’initiative ;

3. La Communication écrite et orale

• La communication par l’analyse transactionnelle ;
• L’accueil et la qualité de service (face à face et au téléphone).
• La rédaction des documents d’information (rapports, compte rendu, etc.) ;

4. Outils de Management pour Assistante de Direction

• La gestion du temps de l’Assistante (Paradigme de l’importance et tyrannie de l’urgence)
• Organisation et gestion des réunions
• Boîtes à outils pour manager (Pareto, CQQCOQP, PDCA…)
• Le travail en équipe
• La délégation

5. Les TIC pour Assistante de Direction : le traitement de textes dans l’environnement Microsoft Office :

• Astuces et raccourcis au service du Secrétariat
• Utilisation des fonctions avancées sur Word
• Découverte du ruban
• Éléments du ruban
• Autres onglets
• Outils contextuels
• Mise en forme d’un document
• Conception d’un tableau
• Définir les taquets (tabulations)
• Fusion et publipostage
• Utilisation des fonctions avancées MS Excel
• Description du ruban
• Présentation d’une feuille de calcul
• Types d’opérateurs
• Calculs avec Excel
• Les formules
• Les fonctions usuelles (somme, produit) et quelques fonctions spécifiques (statistiques et financières)
• Gestion électronique de courriers – Agenda électronique - Outlook
• Recherche documentaire par Internet

LA METHODE PEDAGOGIQUE

Pour assurer la conception et l’animation de cette formation, Afrique Conseil utilisera une approche méthodologique déclinée en trois (03) phases à savoir : AVANT, PENDANT et APRES la formation.

En effet, toute action de formation vise une amélioration :

• la phase AVANT–FORMATION compte pour 24% dans ce processus d’amélioration ;
• la phase PENDANT c’est-à-dire la formation elle-même compte pour 26% dans le processus.
• L’APRES-FORMATION quant à elle, compte pour 50% dans le processus de changement et constitue le champ d’application des acquis de la formation.

Ainsi, il y aura des diagnostics et des pré-tests avant la formation en vue de faire un état des lieux objectifs des besoins en formations et des attentes ; et pendant les cinq (05) jours de formation, il y aura :

• Des discussions structurées ;
• Des travaux individuels suivis des travaux en petits groupes et en plénière ;
• Des études de cas ;
• Des simulations ou jeux de rôle se basant sur des films ;
• Audition de cassette audio suivie de discussions.
  Notre méthode dynamique et interactive se décompose en activités qui se répartissent ainsi :
• Lectures et exercices individuels 10%
• Exposés/Séances multi-média et discussions avec l’animateur 20%
• Ateliers en équipes 60%
• Synthèses en groupe 10%

MATERIEL PEDAGOGIQUE

Une salle équipée de :
01 vidéos projecteurs ;
02 tableaux de conférence ;
01 Lecteur DVD et 01 caméra ;
01 appareil chaîne Hi-Fi.