SEMINAIRE DE FORMATION SUR LE THEME : Le Classement, l’Archivage et la Gestion Documentaire

SEMINAIRE DE FORMATION SUR LE THEME : Le Classement, l’Archivage et la Gestion Documentaire

THEME : « Le Classement, l’Archivage et la Gestion Documentaire »

CIBLE : Les secrétaires et Assistantes de Direction, Les Archivistes et les Documentalistes ou toute personne ayant en charge la gestion documentaire d’une société.

DUREE : 05 jours

PERIODE : Du lundi 21 au vendredi 25 mai 2018

HORAIRES : 08H30-14H30 avec pause-café à 11 h

LIEU : Cotonou

PRIX : 225 000/participant (dégressif à partir de trois (03) inscriptions venant de la même institution) donnant droit aux pauses-café, aux déjeuner, Document, et CD-ROM

I. OBJECTIFS DU SEMINAIRE

1.1 Objectifs du Séminaire

Ce séminaire vise à doter les participants des techniques et outils pour assurer efficacement le classement, l’organisation et l’archivage des documents de travail afin d’optimiser les recherches documentaires au sein de leurs l’entreprises.

1.2 Objectifs généraux d’apprentissage

A la fin du séminaire, les participants doivent être capables de :

• assurer une meilleure tenue des dossiers ;
• (ré) organiser leur classement à partir d’une méthode efficace ;
• rédiger une procédure de classement ;
• organiser un classement sur ordinateur ;
• élaborer un guide pratique des archives ;
• gérer efficacement le fonds documentaire et les archives de leurs entreprises ;
• utiliser les TIC pour gérer le fonds documentaire et les archives de leurs entreprises.

II. CONTENU DE LA FORMATION

La formation sera composée des six modules suivants :

Module 1 : Le classement-Son rôle

Module 2 : Les différentes méthodes de classement : Analyser les différents types de dossiers et choisir sa méthode en fonction des critères de recherche de l’information en vigueur

Module 3 : La Rédaction de la procédure de classement

• Qui emprunte ? : Utilité de la fiche "fantôme"
• Qui reclasse ? : déterminer le ou les responsables
• Où ? Comment ? : Le plan de classement informatisé

Module 4 : L’organisation du classement sur ordinateur

• Choisir une arborescence claire pour tous
• Etre rigoureux dans le choix des noms de fichiers
• Utiliser les astuces de rangements sur la messagerie
• Gagner du temps grâce aux liens hypertextes

Module 5 : Gestion documentaire et Archivage

• Système de gestion documentaire administrative
• Système d’information administratif
• Historique de l’archivage documentaire
• Analyse du système d’information
• Place du numérique dans l’archivage et découverte de logiciels d’archivage

Module 6 : Gestion électronique des documents

• Définitions
• Généralités sur les archives électroniques
• Analyse de l’existant et recensement des besoins
• Aspects techniques, organisationnels et juridiques de la GED
• Les étapes de la GED
• Typologie de la GED
• Concevoir un plan de classement électronique
• Définir une stratégie d’indexation
• Choix d’une solution GED

III. METHODE ET TECHNIQUES D’APPRENTISSAGE

Pour assurer la conception et l’animation de cette formation, Afrique Conseil utilisera une approche méthodologique déclinée en trois (03) phases à savoir : AVANT, PENDANT et APRES la formation.

AVANT (24%)

 Préparation de la mission
 Diagnostic préliminaire
 Evaluation connaissance pré-acquise

PENDANT (26%)

 Délourement de l’atelier
 Méthode de la découverte

APRES la formation (50%)

 Coaching ou accompagnement pour la mise en œuvre des acquis
 Evaluation des acquis post formation

En effet, toute action de formation vise une amélioration et comme l’indique le schéma ci-dessus, la phase AVANT–FORMATION compte pour 24% dans ce processus d’amélioration, la phase PENDANT c’est-à-dire la formation elle-même compte pour 26% dans le processus.
L’APRES-FORMATION quant à elle, compte pour 50% dans le processus de changement et constitue le champ d’application des acquis de la formation.
Cette phase est la plus déterminante dans le processus d’amélioration dans la mesure où, si elle n’est pas bien conduite, les résultats escomptés ne seront pas atteints.

Phase 1 : AVANT LA FORMATION

Il s’agit au cours de cette phase d’approfondir le diagnostic de la situation qui a conduit au besoin de l’action de formation afin de mieux adapter le contenu de la formation aux besoins des institutions et aux attentes des participants.
Pour ce faire, différentes actions seront mises en œuvre :
 Evaluation des besoins
Se fondant sur le principe andragogique selon lequel, l’apprenant n’est pas une « tabula rasa » (table rase) et qu’il faille tenir compte de ses expériences pour lui apporter des connaissances nouvelles, Afrique Conseil effectuera une évaluation pour mieux connaître les besoins et attentes des participants à travers un questionnaire élaboré à cet effet.
 Conception de la formation et élaboration des outils d’intervention
Sur la base des résultats issus de l’évaluation des besoins, un manuel de participant sera conçu par Afrique Conseil.
Au nombre des outils d’intervention à préparer suite aux résultats de l’évaluation nous avons :

• Des études de cas pratiques et des exercices pratiques pour aider à l’assimilation des notions acquises ;
• Des indications pratiques pour permettre une prompte autonomisation des participants après la formation.

Phase 2 : PENDANT LA FORMATION
Cette phase concerne la formation proprement dite et constitue le cadre d’apprentissage et d’échange sur différentes notions à étudier.
Ainsi, pour conduire le processus d’apprentissage, les méthodes andragogiques les plus adaptées en formation des adultes seront utilisées notamment celles axées sur l’expérience vécue (« experiential learning »).
La Société Afrique Conseil utilisera essentiellement des stratégies de formation participatives axées sur la « découverte ». C’est pourquoi, les techniques de formation ci-après seront mises en œuvre.
 Brainstorming :
Cette technique sera appliquée au cours de la formation et permettra de recueillir les idées des participants sur chacune des notions qui seront abordées. Ensuite, une synthèse de toutes les idées sera faite et consignée par écrit. Ainsi, les participants prendront une part active au processus d’apprentissage, ce qui fera accroître leur taux de rétention.
 Etudes de cas tirés du vécu professionnel des participants :
Les cas évoqués par les participants ainsi que les expériences seront analysés à la lumière des principes de base et des outils étudiés tout au long de cette formation.

Phase 3 : APRES LA FORMATION
Il s’agira au niveau de cette phase de concevoir et mettre en exécution, un plan de suivi et d’évaluation de la mise en œuvre des acquis de la formation.
Ce suivi-évaluation sera matérialisé par un accompagnement à distance afin de maximiser les résultats de la formation.

Pour ce faire, au terme de cette formation, Afrique Conseil :

1. effectuera une évaluation pour permettre aux participants, juste à la fin de la formation de porter son appréciation et de formuler des suggestions à prendre en compte pour le suivi des acquis ;
2. mettra à la disposition des institutions un rapport de formation qui mettra l’accent sur l’évaluation de la formation, les difficultés rencontrées dans le processus de la formation et les suggestions des participants ;
3. fera rédiger un contrat de changement comportant ses axes prioritaires d’amélioration avec échéance et propositions de moyens pour les atteindre ;
4. offrira un coaching (à distance) le premier mois, sur les axes de progression du bénéficiaire de la formation ;
5. donnera une attestation à chaque participant à la fin de la formation.

IV. MATERIEL PEDAGOGIQUE

Une salle avec meubles disposés en épis, équipée de :

• 2 tableaux – papiers de conférence
• 1 vidéoprojecteur
• 1 vidéo multi système + TV
• 1 appareil chaîne HIFI
• 1 caméra

RESUME DU CV DE M. ABATI

DIPLOMES

• BAC série C
• Diplôme du Cycle 1 de l’ENAM, Option : Archivistique. Technicien Supérieur de l’Action Culturelle
• Diplôme du Cycle 2 de l’ENAM, Option : Gestion de l’Information Documentaire. Administrateur d’Action Culturelle.

PRINCIPAUX POSTES OCCUPES AU MINISTERE EN CHARGE DE LA FONCTION PUBLIQUE

• Enseignant vacataire d’Archivistique et d’informatique documentaire à l’ENAM (1996-2017)
• Chef du Service des Archives (2002-2012)
• Directeur de l’Informatique et du Pré-archivage (DIP) du 02/11/2012 au 02/09/2017
• Directeur du Contentieux et des Archives (DCA) par intérim (septembre 2008, décembre 2008, août à septembre 2009, octobre 2011, avril à mai 2012).
• Directeur des Ressources Humaines (DRH) par intérim (10 au 13 mars 2015, 12 au 15 mai 2015, 29 mai au 12 juin 2015, 29 juin au 03 juillet 2015, du 31 août au 04 septembre 2015, 14 au 28 septembre 2015, 16 novembre au 04 décembre 2015).
• Directeur des Retraites et des Archives (DRA) par intérim (du 28 septembre au 27 octobre 2015).

GRANDES MISSIONS REALISEES POUR LES ENTREPRISES

• Réorganisation et informatisation des centres de documentation du PNUD et du PAM (1996-1997) ;
• Supervision du projet « Organisation et informatisation des archives au Bénin (1999-2002) » ;
• Réorganisation et informatisation des archives du Port Autonome de Cotonou (2001-2002) ;
• Formation des personnels en gestion des archives : SCB, Groupe Bolloré, Centres de santé diocésain de Cotonou.